Herkömmlicher IT-Dienstleister, interne IT-Funktion oder doch eine Softwarelösung?

Auf einem großen Teil des europäischen Flex-Space-Marktes kommt ein relevantes Thema immer noch nicht wirklich zur Diskussion. Die Betreiber stehen immer mehr unter dem Druck, eine nahtlose Erfahrung bieten zu müssen. Aber nur wenige wissen, dass es spezielle Softwareplattformen gibt, die ihnen helfen könnten, ihre Ziele im Bereich der Konnektivität zu erreichen. 

Stattdessen verlassen sie sich in vielen Fällen auf herkömmliche Lösungen, wie IT-Dienstleister oder eine interne IT, ohne zu realisieren, dass ein skalierbarerer, kostengünstigerer und resilienterer Ansatz zur Verfügung stünde. Das Problem besteht nicht nur darin, die richtige Wahl zu treffen – es besteht darin, überhaupt zu wissen, dass es eine Wahl gibt. 

In diesem Blog betrachten wir die Unterschiede zwischen herkömmlichen IT-Dienstleistern, internen IT-Teams und speziellen Softwarelösungen und sehen uns zudem an, warum immer mehr Betreiber ihre digitale Infrastruktur auf eine softwaregestützte Konnektivität gründen. 

Was ist ein herkömmlicher IT-Dienstleister? 

Hierbei handelt es sich um ein externes Unternehmen, das Ihre IT verwaltet – von der Einrichtung Ihrer Netzwerk-Infrastruktur bis hin zu fortlaufenden Support. Diese Option ist aktuell die natürliche Wahl für Einsteiger in die Branche, die über keine interne Expertise verfügen, bringt aber insbesondere bei der Skalierung auch verschiedene Nachteile mit sich. 

Probleme beim Einsatz eines IT-Dienstleisters 

Hohe Kosten 

IT-Dienstleister rechnen üblicherweise pro Technikerbesuch oder mittels einer festen monatlichen Gebühr ab. In ruhigen Monaten zahlen Sie somit für einen Service, den Sie möglicherweise gar nicht in Anspruch nehmen. Und wenn Sie dann Hilfe benötigen, kann es schnell teuer werden. 

Wenig Überblick und Innovation 

IT-Dienstleister sind universell aufgestellt, aber keine Workspace-Spezialisten. Sie werden Ihnen keinen Zugang zu Daten geben, die für Sie aussagekräftig wären, wie etwa die Bewegungen der Benutzer innerhalb Ihrer Standorte, Trends bezüglich der Nutzung der Bandbreiten oder Arbeitsplatznutzungszahlen – Daten, die Ihnen Softwareplattformen schon aufgrund ihres Designs zur Verfügung stellen. 

Lange Reaktionszeiten 

Wenn ein Problem auftritt, müssen Sie bei IT-Dienstleistern oftmals ein Ticket erstellen und darauf warten, dass ein Techniker reagiert. Manchmal existiert nicht einmal eine garantierte Zeitspanne für die Lösung eines Problems. Dies kann Ihr Team zeitlich zurückwerfen und sich negativ auf die Erfahrungen Ihrer Mitglieder auswirken, was für die schnelllebige Welt der flexiblen Arbeitsplätze in höchstem Maße unglücklich ist. 

Sicherheitsrisiken aufgrund von menschlichem Versagen 

Anders als bei einer maßgeschneiderten Software basieren von IT-Dienstleistern verwaltete Netzwerke oft auf manueller Konfiguration. Aber selbst exzellent geschulte Techniker können kritische Fehler machen, die zu Schwachstellen führen. 

Mangelnde Autonomie 

Wenn Sie auf einen IT-Dienstleister setzen, wird Ihr Netzwerk von einzelnen Personen verwaltet. Sollte es bei Ihrem Dienstleister zu personellen Veränderungen kommen, kann dies Brüche in der Dokumentation nach sich ziehen, was unter Umständen dazu führt, dass Netzwerkkonfigurationen verloren gehen oder falsch zugeordnet werden. Das Ergebnis ist fehlende Stabilität. 

Schwierige Integrationen 

IT-Dienstleister sind nicht auf die technische Integration von Arbeitsplätzen ausgelegt. Das bedeutet, dass es keine simplen Plug-ins in Arbeitsplatzverwaltungsplattformen geben wird – was wiederum betriebliche Ineffizienzen nach sich zieht. 

Problematische Skalierung 

IT-Dienstleister arbeiten üblicherweise lokal. Wenn Sie regional oder landesweit wachsen, brauchen Sie einen Flickenteppich an lokalen Anbietern, die sie allesamt einarbeiten und anschließend verwalten müssen. Das kann teuer aber vor allem komplex werden. Außerdem kann es dazu führen, dass Ihre Standorte uneinheitlich ausgestattet sind, weil die lokalen Anbieter nicht unbedingt miteinander sprechen. Ein von einer zentralen Plattform aus erfolgender Einblick in all die Netzwerke Ihres Portfolios ist bei einer solchen Lösung ebenfalls nicht möglich. 

Software als skalierbare Lösung 

Moderne Softwareplattformen ermöglichen Ihnen einen umfassenden Einblick in Ihr Netzwerk und die Kontrolle darüber – mit integrierter Sicherheit, Automatisierung und aus Daten gewonnenen Erkenntnissen. Sie können: 

• schnell neue Standorte hinzunehmen 

• Teams im Publikumsbereich die Möglichkeit geben, die Konnektivität ohne IT zu verwalten 

• auf ein detailliertes Änderungsverzeichnis zugreifen (was wurde wann und von wem geändert) 

• die Benutzer- und Bandbreitenverwaltung automatisieren, sodass Änderungen sofort greifen 

• eine nahtlose Integration mit anderen Plattformen erreichen, wie etwa Software zur Verwaltung von Arbeitsbereichen 

• sofort einen Überblick über alle Standorte gewinnen, smartere und fundiertere Entscheidungen treffen und das Mitgliedererlebnis verbessern 

Und das Beste: Die Software wächst mit Ihnen – ob Sie nun in Ihrer Stadt einen neuen Standort eröffnen oder gar länderübergreifend expandieren. 

Wie steht es um kleine Betreiber? 

Es ist vollkommen verständlich, wenn sich kleinere Teams ohne interne IT auf IT-Dienstleister verlassen. Aber selbst in diesen Fällen empfehlen wir Ihrem Anbieter, in Ihrem Namen auf eine Softwareplattform zurückzugreifen. Dies macht sie unabhängiger von Technikerbesuchen und trägt dazu bei, Ihren Betrieb zu optimieren, während Sie zugleich einen hohen Grad an Kontrolle und Sicherheit wahren. 

Die Zukunft ist softwaregestützt 

Die Flex-Space-Branche steckt mitten in einer rasanten Entwicklung. Angesichts der steigenden Erwartungen an die digitale Sicherheit, die Automatisierung und das Benutzererlebnis gerät das herkömmliche IT-Dienstleistermodell mehr und mehr ins Hintertreffen, während Softwareplattformen schnell zur neuen Norm avancieren.